Qualifikationsmatrix – Aufbau, Anwendung und Vorteile

von Christian Kurth | Nov. 26, 2019 | Wissen

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Was ist eine Qualifikationsmatrix?

[/vc_column_text][vc_column_text]Eine Qualifikationsmatrix (oder auch Kompetenzmatrix) ist im Grunde eine Tabelle, in der man auf einem Blick sämtliche aktuell vorhandene oder nicht vorhandene Kompetenzen und Qualifikationen eines Mitarbeiters erkennen kann. Sie ist ein sehr nützliches Werkzeug zur systematischen Personalentwicklung, also des zielgerichteten Aufbaus von Kompetenzen zum Erreichen bestimmter Unternehmensziele.

Natürlich ist ab einer gewissen Mitarbeiterzahl eine „handgeführte“ Excel-Tabelle nicht mehr hilfreich. Der Aufwand zur händischen Pflege steht in keinem Verhältnis zum Nutzen mehr und auch die zielgerichtete Auswertung ist sehr umständlich.

Daher ist eine moderne Qualifikationsmatrix Teil des digitalen Managementsystems und eng mit der Organisationsstruktur bzw. der Personalverwaltung gekoppelt.[/vc_column_text][vc_column_text]

Inhalt

• Was sind die Aufgaben einer Qualifikationsmatrix?
• Was genau sind Kompetenzen?
• Wer arbeitet mit einer Qualifikationsmatrix?
• Braucht man für eine Kompetenzmatrix eine spezielle Software?
• Wie ist eine Qualifikationsmatrix aufgebaut?
• Wie bewertet man eine Kompetenz?
• Die Qualifikationsmatrix als Teil des digitalen Managementsystems
• Weiterführende Links

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Was sind die Aufgaben einer Qualifikationsmatrix?

[/vc_column_text][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]Als Teil des Managementsystems ist sie eines von vielen Werkzeugen zur Erreichung der Unternehmensziele.

Eigentlich unentbehrlich ist sie bei der Personalplanung und der Personalentwicklung.

Sie bildet die Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter und vergleicht diese mit den geforderten Fähigkeiten einer bestimmten Stelle. So lässt sich diese Stelle leicht mit den fähigsten Mitarbeitern besetzen. Dies ist besonders bei der Besetzung von Vertretungen oder bei Umstrukturierungen äußerst hilfreich.

Kompetenzlücken sind jetzt schnell erkannt und lassen sich durch gezielte Lern- und Fördermaßnahmen beseitigen.

Die wesentlichsten Aufgaben einer Qualifikationsmatrix sind also:

• Überblick verschaffen über die aktuellen Fähigkeiten und Kompetenzen jedes Mitarbeiters
  • Vorhandene Kompetenzen
  • Bald ablaufende Kompetenzen
  • Fehlende Kompetenzen
• Vergleichsmöglichkeit mit den erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen einer bestimmten Stelle oder Rolle
• Gezielte Zuweisung erforderlicher Qualifizierungs- oder Schulungsmaßnahmen für einzelne Mitarbeiter/Teams/Abteilungen ermöglichen
• Den Fortschritt der entsprechenden Qualifizierungsmaßnahmen aufzeigen
• Förderung und Erhöhung des Wissensstandes im Unternehmen

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Was genau sind Kompetenzen?

[/vc_column_text][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]Wenn man von Kompetenzen spricht, sind meistens die fachlichen Kompetenzen, auch Hardskills genannt, gemeint. Sie bezeichnen die Fähigkeit von Mitarbeitern, konkrete Aufgaben und Sachverhalte selbständig und eigenverantwortlich bewältigen zu können.

Allerdings sind auch die sozialen Kompetenzen, die Softskills, für eine gute Zusammenarbeit im Team wichtig. Diese lassen sich aber nicht so leicht quantifizieren und fallen daher eher in den Bereich der Beurteilung durch die Führungskräfte.

Die Hardskills hingegen lassen sich durchaus nachweisen und bewerten, zum Beispiel durch den Erwerb einer Qualifikation durch Absolvierung einer Mitarbeiterschulung. Bereits vorhandene Fertigkeiten und erlangte Erfahrungen werden auch eingeschätzt und benotet.

Die fachliche Kompetenz eines Mitarbeiters ist daher die Summe aus nachgewiesener Qualifikation, erlernter Fertigkeiten und der erlangten Erfahrung.[/vc_column_text][vc_separator el_width=“70″ css_animation=“fadeIn“ css=“.vc_custom_1578321323693{padding-top: 20px !important;padding-bottom: 20px !important;}“ el_id=“qm3″][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]

Wer arbeitet mit einer Qualifikationsmatrix?

[/vc_column_text][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]Da sie besonders bei der Personalplanung und -entwicklung zum Einsatz kommt, bedient sich natürlich die Personalabteilung bzw. das Human Resource Management ihrer Hilfe. Personalpläne und Stellvertretungen sowie Stellenausschreibungen lassen sich damit zielgerichtet und zum Teil auch automatisiert erstellen.

Allerdings kann man sie im modernen digitalen Management, welches sich durch einen hohen Grad an Vernetzung auszeichnet, noch effektiver einsetzen.

Beispielsweise können Teamleiter in den verschiedensten Abteilungen den Kompetenzstand ihrer Teammitglieder auf bestimmte Projekte hin darstellen und gezielt aufbauen.

Den Wissenstand im Unternehmen zu kennen und aufzubauen spielt natürlich auch eine große Rolle für die Führung eines Unternehmens und dessen strategische Ausrichtung.

Zur Erfüllung des Qualitätsmanagements nach ISO EN DIN 9001:2015 müssen Organisationen ihren Wissensstand bestimmen und steuern können. Die Norm verlangt dies, um die Qualität der Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen und stetig zu verbessern. Diese Anstrengungen müssen dokumentiert werden. Die Qualifikationsmatrix ist also auch Bestandteil des integrierten Managementsystems und des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.[/vc_column_text][vc_separator el_width=“70″ css_animation=“fadeIn“ css=“.vc_custom_1579090780778{padding-top: 20px !important;padding-bottom: 20px !important;}“ el_id=“qm3-1″][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]

Braucht man für eine Kompetenzmatrix eine spezielle Software?

[/vc_column_text][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]Die Antwort lautet: Jein.

Für ein kleines Unternehmen oder Organisation reicht eine einfache Excel-Tabelle oder ein RACI Chart (Roles and Responsibilites Matrix), wie sie es vielleicht aus einem Projektplan kennen, aus.

Allerdings stößt man mit solchen „halbprofessionellen“ Lösungen ab einer höheren Mitarbeiterzahl schnell an die Grenzen. Diese Tabellen sind erstens zu unflexibel in der Auswertung. Denn mehr als die Spalten alphabetisch oder numerisch zu sortieren, kann man nicht unbedingt machen. Der größere Nachteil liegt aber in der fehlenden (oder nur sehr schwer umzusetzenden) automatischen Aktualisierung. Jeder neue oder ausgeschiedene Mitarbeiter sowie jede geänderte Kompetenz müssen manuell gepflegt werden. Außerdem ist die gleichzeitige Nutzung durch mehrere User umständlich oder auch schlichtweg nicht möglich.

Also sollte die Kompetenzmatrix besser ein Teil der vorhandenen Software sein, die im Personalmanagement oder der Personalverwaltung ohnehin eingesetzt werden. Noch besser ist es, wenn sie auch mit anderen Managementsystemen vernetzt ist, beispielsweise dem Lern- und Wissensmanagement.[/vc_column_text][vc_separator el_width=“70″ css_animation=“fadeIn“ css=“.vc_custom_1579090762757{padding-top: 20px !important;padding-bottom: 20px !important;}“ el_id=“qm4″][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]

Wie ist eine Qualifikationsmatrix aufgebaut?

[/vc_column_text][vc_column_text css_animation=“fadeIn“ css=““]Der Aufbau richtet sich natürlich nach den konkreten Anforderungen und ist daher sicher in jedem Unternehmen etwas anders. Allerdings ist er grundsätzlich ähnlich und wird darüber hinaus den speziellen Bedürfnissen angepasst und verfeinert.

Prinzipiell erfasst man erst einmal sämtliche Mitarbeiter. Die Mitarbeiter sollten natürlich noch zu größeren Einheiten gruppiert und/oder sortiert werden können, wie etwa Abteilungen, Teams oder Funktionen. Sie bilden die Zeilen der Matrix.

In den Spalten findet man die einzelnen Kompetenzen. Diese können ebenfalls gruppiert bzw. sortiert werden, nach etwa fachlichen, methodischen und persönlichen Kompetenzen. Natürlich kann man auch andere Unterteilungen vornehmen, wie etwa IT-Kenntnisse, Logistik, Sprachen usw.

Die nachgewiesenen Fähigkeiten jedes einzelnen Mitarbeitern kommen dann die in die entsprechende Spalte. Der Status der Kompetenz (erforderlich, vorhanden, läuft bald ab, …) wird farblich und die Bewertung durch einen Zahlenwert dargestellt. Wie viele Werte die Skala der Qualifikationsmatrix beinhaltet, kann frei definiert werden (mindestens 2, maximal 10). Dadurch lassen sich viele Informationen in der Matrix abbilden. Dies können beispielsweise eine bald ablaufende Qualifizierung oder eine erfolgte Schulung sein.

Einmal angelegt lassen sich jetzt Kompetenzen und -lücken auf einem Blick erkennen und die entsprechenden Maßnahmen zuweisen.[/vc_column_text][vc_row_inner][vc_column_inner][vc_single_image image=“5367″ img_size=“full“ add_caption=“yes“ onclick=“link_image“ css_animation=“fadeIn“ lazy_loading=“true“][/vc_column_inner][/vc_row_inner][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]

Insgesamt sind Folgende Schritte sind zu absolvieren:

1. Anlegen der Funktionen (Zeilen)
   • Abteilungen
   • Teams
   • Arbeitsplätze
   • Mitarbeiter
2. Anlegen der Kompetenzen (Spalten)
   • Oberkategorien der Kompetenzen
   • Die jeweiligen Qualifikationen
3. SOLL-Werte bestimmen
4. IST-Werte ermitteln
5. Vergleich der SOLL und IST-Werte
6. Maßnahmen entwickeln, Wirkung kontrollieren

[/vc_column_text][vc_separator el_width=“70″ css_animation=“fadeIn“ css=“.vc_custom_1578321296305{padding-top: 20px !important;padding-bottom: 20px !important;}“ el_id=“qm5″][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]

Wie bewertet man eine Kompetenz?

[/vc_column_text][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]Wie wir gesehen haben, ist eine fachliche Kompetenz eines Mitarbeiters die Summe aus nachgewiesener Qualifikation, erlernter Fertigkeiten und der erlangten Erfahrung.

Um eine Qualifikationsmatrix sinnvoll zu nutzen, müssen diese Kompetenzen im gesamten Unternehmen ähnlich und nachvollziehbar bewertet werden. Es ist also im Vornherein zu klären, welche Abstufungen sinnvoll sind. Reichen Schulnoten von 1 bis 5 oder sogar bloß drei Stufen? Oder müssen die Kompetenzen noch feiner aufgelöst werden? Zudem sollten Richtlinien erarbeitet werden, damit es objektive Kriterien bei der persönliche Beurteilung eines Mitarbeiters durch den Vorgesetzten oder Teamleiters gibt.

Die Bewertung einer erlangten Qualifikation bereitet sicher die wenigsten Probleme, da hier ein dokumentierter Nachweis existiert. Die Beurteilung anders erlangter Fertigkeiten und die Erfahrungen ist allerdings ein Stück weit auch Ermessensfrage. Daher stimmt man die entsprechenden Kriterien auch in einem Einführungs-Workshop vorher ab.[/vc_column_text][vc_separator el_width=“70″ css_animation=“fadeIn“ css=“.vc_custom_1578321365662{padding-top: 20px !important;padding-bottom: 20px !important;}“ el_id=“qm6″][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]

Die Qualifikationsmatrix als Teil des digitalen Managementsystems

[/vc_column_text][vc_column_text css_animation=“fadeIn“]In diesem Sinne ist es natürlich zweckmäßig, die nachweisbaren Qualifikationen auch als solche extra zu kennzeichnen. Denn dann ist es auch möglich, die Qualifikationsmatrix im Sinne des digitalen Managementsystems direkt mit einem Lern-Managementsystem zu verknüpfen.

Zum einen unterscheidet man auf einem Blick eine nachgewiesene (objektive) Kompetenz von einer (zum Teil subjektiven) Beurteilung. Zum anderen werden dann auf diesen Weg erlangte Kompetenzen automatisch in die Qualifikationsmatrix aufgenommen, beispielsweise eine absolvierte Sicherheitsunterweisung.

Auch lassen sich direkt in der Matrix Maßnahmen zuweisen, wie etwa eine Online-Schulung. Der entsprechende Mitarbeiter erhält dann die Aufforderung und den Zugang zu der Schulung per E-Mail. Diese ist innerhalb einer bestimmten Frist im Lern-Management-System zu absolvieren. Nach erfolgtem Verständnisnachweis wird die Kompetenz in der Matrix automatisch aktualisiert.

Aber auch andere Bereiche im Unternehmen sind im Managementsystem vernetzt. So werden beispielsweise im Bereich der Dokumentenlenkung neue Arbeits- oder Verfahrensanweisungen als „unterweisungspflichtig“ gekennzeichnet. Der Verantwortliche stellt eine entsprechende Schulung für die betroffenen Mitarbeiter und Abteilungen in das Lern-Management-System. Ob und wann die Mitarbeiter diese Schulung auch erfolgreich absolviert haben, lässt sich hochaktuell in der Qualifikationsmatrix erkennen.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row el_id=“qm7″ css=“.vc_custom_1578480900543{margin-bottom: 40px !important;}“][vc_column][vc_separator el_width=“70″ css_animation=“fadeIn“ css=“.vc_custom_1578321365662{padding-top: 20px !important;padding-bottom: 20px !important;}“][vc_column_text]

Weiterführende Links

[/vc_column_text][vc_column_text]Wenn Sie sich mehr für digitale Managementsysteme interessieren, dann sollten Sie die folgende Seite besuchen. Dort erfahren Sie, wie sich mit einer zentralen Software verschiedene Managementbereiche, wie etwa Qualitäts-, Dokumenten-, Lern- und Maßnahmenmanagement, zusammenführen lassen:[/vc_column_text][vc_column_text] Das moderne digitale Managementsystem[/vc_column_text][vc_column_text]Das Bindglied zwischen den verschiedenen Bereichen sind übrigens die Geschäftsprozesse. Was Geschäftsprozesse genau sind, wie man sie modelliert und welche Vorteile das Business Process Management (BPM) bietet, erfahren Sie hier:[/vc_column_text][vc_column_text] Prozessmodellierung einfach erklärt[/vc_column_text][vc_column_text]Was gehört noch alles zum einem Lern-Management-System? Wie ist es aufgebaut und welche Funktionalitäten sind wichtig? Hier gibt es eine kleine Tour durch ein LMS:[/vc_column_text][vc_column_text] Was kann ein Lern-Management-System noch?[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row css_animation=“fadeIn“ bg_type=“bg_color“ el_id=“form“ css=“.vc_custom_1643097863672{padding-bottom: 40px !important;background-color: #009aa3 !important;}“][vc_column][ultimate_icons align=“uavc-icons-center“ css_icon=“.vc_custom_1578477585521{margin-bottom: 0px !important;padding-bottom: 0px !important;}“][single_icon icon=“Defaults-lightbulb-o“ icon_size=“42″ icon_margin=“0″ icon_color=“#ffffff“ icon_animation=“bounceIn“][/ultimate_icons][vc_column_text css=“.vc_custom_1634740750142{margin-top: 0px !important;padding-top: 0px !important;}“ el_class=“font-size-xl“]

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